Hur ska man använda GAFE?

Hjo logoInformation till personal, elever och vårdnadshavare om användning av GAFE i Hjo.

Google Apps for Education används som verktyg inom pedagogisk verksamhet

Detta dokument  beskriver hur du som anställd eller elev i Hjo kommun förväntas använda GAFE i verksamheten. Dokumentet är en del i arbetet med att säkra att Hjo Kommun agerar på ett rättssäkert sätt i användandet av digitala verktyg, till detta arbete hör också dokumenten “Risk och sårbarhetsanalys för GAFE på BU i Hjo kommun. För frågor rörande IT-säkerhet eller vid önskemål om kompetensutvecklingsbehov för att kunna möta denna policy, kontakta IT-Pedagog Annika Andreasson annika.andreasson@hjo.se

Risk- och sårbarhetsanalys

För varje IT-verktyg som används i Hjo kommun, ska en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) utfärdas. En RSA ska beskriva hur verksamheten, eller personer som är involverade i verksamheten, berörs ut-ifall att information skulle gå förlorad, bli otillgänglig eller att obehörig skulle komma åt informationen. För GAFE i Hjo färdigställdes en sådan RSA 2015-05-18.

Lösenord och handhavande

Systemet är endast så säkert som användarnas hantering av lösenord och inloggning. Det betyder att om du är inloggad på din dator och lämnar den öppen och olåst så kan obehöriga penetrera systemet och potentiellt orsaka problem för organisationen. Att detta skulle hända ses enligt den RSA som genomförts, som den enskilt största säkerhetsrisken i användandet av GAFE. Därför ska du alltid låsa din dator då den lämnas i en miljö där obehöriga personer kan ha tillträde (ctrl+alt+del -> “Lås datorn”). Datorn låses enkelt upp igen, genom att du anger ditt lösenord. Denna metod fungerar vid användningen av PC. I en Chromebook ska du logga ut eller stänga av den.

Sekretess

Behandla GAFE som om det vore ett offentligt rum, ett öppet klassrum. Integritetskänslig, Sekretessbelagd eller på annat vis känslig information ska inte laddas upp eller skapas i GAFE.

Som känsliga uppgifter räknas, enligt 13 § PUL, personuppgifter som avslöjar:

  • Ras eller etniskt ursprung
  • Politiska åsikter
  • Religiös eller filosofisk övertygelse
  • Medlemskap i fackförening
  • Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv

 Som integritetskänslig information räknas bland annat: 

  • Personuppgifter som rör elevs personliga förhållanden, t ex uppgifter som rör hens kunskapsmässiga eller sociala utveckling*
  • Beskrivningar om hemförhållanden
  • Beskrivningar om relationer mellan elever
  • Uppgifter som omfattas av sekretess

* Observera att detta gäller uppgifter som beskriver en helhetsbild av elevens utveckling. Att i uppgifter som rör specifika kunskapsmål ge konkret feed-back till eleven, gällande hur långt hen har kommit i förhållande till målen, räknas inte som integritetskänsligt, utan är precis det som GAFE ska användas till.

Tolkningen av vad som räknas som känsliga respektive integritetskänsliga uppgifter, baseras på SKL:s material, samlat under rubriken “Stöd till skolverksamheter som vill använda molntjänster”.

Material som betraktas som skyddat av sekretess eller som är att betrakta som integritetskänsligt ska över huvud taget inte kommuniceras digitalt. Sådant material skrivs ut och arkiveras i arkivskåp enligt de riktlinjer som gäller för offentlig verksamhet.

Tillgänglighet

En styrka med GAFE är att tillgängligheten är stor. Du kan logga in på ditt konto från i princip vilken dator eller mobilenhet som helst, genom i princip vilken webbläsare som helst. När du loggar in från en extern dator är det viktigt att du (1) inte låter webbläsaren spara ditt lösenord och (2) loggar ut när du är klar.

Spårbarhet

Alla ändringar i GAFE spåras automatiskt och det är i efterhand enkelt att se vem som gjort ändringar och när. Detta är en styrka då man skall bedöma elevlösningar eller då man i efterhand diskuterar lärares bedömningar.

Säkerhetskopiering

Risken att information går förlorad från GAFE, på grund av brister hos leverantören (Google) bedöms som mycket små. Dock sker ingen långsiktig säkerhetskopiering av data i GAFE. Notera att:

  • Data som raderas återfinns i papperskorgen i 30 dagar före det att den tas bort permanent.
  • Dokument i GAFE betraktas som levande, d.v.s. de håller på att tas fram. När viktiga dokument är färdiga ska de exporteras som PDF och publiceras på intranätet, eller arkiveras. 

Olika former av arbeteGAFE eller Edwise

Pedagogiskt arbete

 

 

Detta använder du GAFE till:

  • Allt det lektionsmaterial som skolan tar fram och som presenteras för eleverna. Framtagande av studiehandledningar, planering av lektioner och skapande av uppgifter/utmaningar/prov etc.
  • Konkret återkoppling på elevers prestation i relation till för uppgiften aktuella kunskapskrav: formativ bedömning/bedömning för lärande.
  • Publicering av lektionsmaterial på Google Classroom, Blogger eller Google Sites, för att eleverna lätt skall komma åt och kunna återkoppla till materialet.
Verksamhetsutveckling

Detta använder du GAFE till:

  • Framtagande och arbete med verksamhetsplaner, utvärderingar av insatser, kalendarium, framtagande av policydokument.
  • Kompetensutvecklingsdokument/-material, dagordningar/agendor för möten, minnesanteckningar som inte innehåller känsliga uppgifter. 

Detta använder du Edwise/intranätet till:

  • För att publicera policydokument, handlingsplaner, rutiner eller annat material som är viktigt för verksamheten och som ska publiceras.
  • För elevernas självskattning
  • För att kommunicera med kollegor, ta beslut

 

Administrativt arbete och Myndighetsutövning

Till administrativt arbete hör t.ex. schemaläggning, närvaro- och betygsrapportering.

Till detta används inte GAFE utan ska Edwise användas för detta ändamål.

Till myndighetsutövning hör bl.a. betygssättning, framtagande och beslutande av åtgärdsprogram och arkivering av allmänna handlingar. Till detta används inte GAFE. I mentorsuppdraget och i kontakter med vårdnadshavare sammanfattas ofta elevens hela kunskapsutveckling, man gör pedagogiska bedömningar och elevens hälsa och välmående kan komma att diskuteras. Inte heller till detta får GAFE användas utan ska Edwise användas för detta ändamål.

 

Övriga riktlinjer

Upphovsrätt

På GAFE i Hjo kommun får inget upphovsrättsskyddat material, vilket användaren inte har tillåtelse att användas förekomma. Som anställd eller elev har du både ett personligt ansvar, genom att inte använda skyddat material, och ett kollektivt ansvar, genom att påminna kollegor och elever om att inte använda skyddat material.

Material som infogas i dokument i Drive, via menyraden “infoga”, är alltid tillåtet att använda via så kallade Creative Commons. Upphovsrätten regleras i Lag om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Kopieringsrätt för skolor regleras dessutom i Bonus Presskopia (länken beskriver det avtal som reglerar kopiering i skolor som bedrivs i kommunal regi).

Privat/professionellt

GAFE är ett arbetsverktyg. Den obegränsade lagringsutrymme som tilldelas dig när ditt konto skapas är endast ämnad att fyllas av arbetsmaterial. Påminn även dina elever om att deras konton är skolverktyg, detta för att minska risken att ytan används för att spara t ex skyddat material.

Mobbning, kränkningar och diskriminering

Liksom alla andra verktyg, kan GAFE missbrukas och användas som ett verktyg vid kränkande behandling, diskriminering eller mobbning. Det åligger därför varje skolenhet att genom sin plan mot kränkande behandling planera för hur man bekämpar och förebygger digital mobbning, kränkning eller diskriminering.

Anmälan

Allt missbruk av GAFE anmäls till Rektor för respektive skolenhet.

Kontaktuppgifter

IT-Pedagog Annika Andreasson, annika.andreasson@hjo.se 073-2701404

 

 

 

Kommentera